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抓住機遇 調整策略 勇于改革 再創(chuàng)輝煌
香港潮州商會會長 蔡衍濤
香港潮州商會成立于1921年，是香港100多萬潮籍鄉(xiāng)親中歷史最悠久的社團組織。數(shù)十年來，該會在香港乃至東南亞一帶有著一定的影響力。1981年，由該會與東南亞各潮籍社團發(fā)起，在香港舉行首次國際潮團聯(lián)誼年會。此后，香港潮州商會又成為國際潮團聯(lián)誼年會的聯(lián)絡中心，并出版年會機關刊物《國際潮訊》，成為國際潮人的一個樞紐。
1991年，當時的港督衛(wèi)奕信為香港潮州商會70周年慶典主禮時，也高度贊揚潮州商會服務社會、為香港作出的貢獻。2001年3月27日，香港特別行政區(qū)行政長官董建華為香港潮州商會80周年慶典主禮時，贊揚該會及居港潮籍人士為香港作出的貢獻。董建華首先用潮州話問候：“大家好”。他致辭說，80年來，香港潮州商會和旅港100多萬潮州人與香港共同成長。香港回歸后一度經(jīng)受了亞洲金融風暴的沖擊，而潮州商會一直支持特區(qū)政府依法治港的政策。
隨著時間推移，香港潮州商會也面對一系列機會和挑戰(zhàn)。基于對商會歷史的總結及對現(xiàn)實的分析，我們可以看出：商會有多年歷史，有一定知名度，有充裕的財政支持。商會會員來自各行各業(yè)，甚有代表性，商會之會長會董多是一時豪杰，在香港具有較高社會地位。多年來，商會協(xié)助政府咨詢民意，為會員提供多種服務，反應會員鄉(xiāng)親心聲，起著溝通作用，深受政府重視，因而在本地100多個潮屬團體中起著領導者地位。但是，我們也看到：商會成立時間太久，逐漸出現(xiàn)老化跡象。數(shù)十年前形成的會章條文與社會脫節(jié)。會員年齡偏老，資料久未更新，部分失去聯(lián)絡。各種服務偏重聯(lián)誼性質，未能提供多元化及與時并進之服務。通過上述的分析，我們從以下幾方面入手，做好商會工作。
一、明確目標，清晰定位
作為一個有80年歷史的商會，其會員來自各行各業(yè)，且不少為所在地行業(yè)的精英。商會的定位非常明確，就是成功的潮籍商人（亦包括政經(jīng)、文化各界）為主體的工商團體。在本港，它在潮籍社團中起著領導作用，它又在國際潮團中扮演樞紐聯(lián)絡作用。
近年來，商會更將目標放在較為年輕——人品優(yōu)秀、學有專長、事業(yè)有成、熱心服務的潮籍人士。吸收的會員大多是較為年輕而且是事業(yè)有成的，或是公司東主、高層管理人員，而以律師、醫(yī)生、會計師或教師之類的專業(yè)人士亦占有較大的比例。90年代初期，潮州商會正式設立青年委員會，由常務會董兼任青委主任委員。青年委員會運作模式參照會董會，而又突出其特點。青委會下設4位副主任委員，又將各青委分為8個小組，除積極參與潮州商會之會務以外，又舉辦適合青年人特點的文娛康樂、商務及社會公益等活動，受到社會各界好評。
二、加強秘書處之人力資源建設
要開展商會工作，人力資源管理有重要作用。會董會加強秘書處建設，包括人力資源及物質資源，提高秘書處工作效率。因為商會的會董都是義務性質，秘書處為日常辦事機構。
由于商會是一種服務性行業(yè)，故商會上層重視職員的整體素質，要求職員以會員的要求為依歸，為會員提供高質量的服務。
首先，進行組織設計和職務分析，對現(xiàn)有員工能力進行分析，決定人員配置的數(shù)量質量。把組織內(nèi)的任務、責任、權利和利益等進行有效的組合和協(xié)調，確定工作崗位職責任務和工作要求，嚴格考勤制度，并每隔一定時間進行績效考評。其次，加強對員工的培訓，主要以內(nèi)部培訓為主。同時組織員工與其他兄弟社團進行交流，考察其他社團的運作情況；組織員工出席其他社團舉辦的活動，從中學習與觀摩。再次，健全激勵機制，建立健全職員的公積金制度、醫(yī)療保險制度、有薪假期制度，使職員增強對商會的歸屬感，安心工作，流失率低。秘書處增加人手，注意吸收大學本科以上學歷的員工。職員中，大學學歷以上的達到50％，平均年齡40歲左右，整體上講，職員的素質較高。秘書處采用的是一種簡單功能結構。秘書長負責秘書處全面工作，指揮職員分工合作，完成會長及會董會交辦的任務。主任秘書協(xié)助秘書長工作，下設財務、會員事務、宣傳出版、行政、會務拓展等多個部門。負責“青委工作”部門，采用的是類似矩形結構。
但在處理一些特別個案時，如商會組織的全港性的大型活動或國際性活動，則用團隊結構去完成任務；不同技能、經(jīng)驗、類型的人員密切配合，更為靈活地完成特定任務。除此之外，亦和本港各潮屬或非潮屬社團之秘書處形成一種策略聯(lián)盟，在籌辦大型活動中，獲得其他社團秘書處工作人員的支援，這種做法實行多年，效果良好，因各社團秘書都是富有經(jīng)驗的人員。相對大部分傳統(tǒng)社團，潮州商會秘書處的人員較年輕、學歷高，且能各司其職而又相互配合。
三、采用資訊科技，提高工作效率
隨著資訊科技的迅猛發(fā)展，加強辦公室自動化程度，是提高工作效率的重要一環(huán)，有鑒于此，商會會董會也專門通過決議案，增加秘書處辦公設備，特別是購置較為先進的電腦及文字處理系統(tǒng)。同時，培訓職員采用及掌握自動化辦公系統(tǒng)的使用。
以前，秘書處與會董及會員之間的聯(lián)絡，除了郵件之外，應用較多的是電話傳真系統(tǒng)及電子郵件系統(tǒng)，而現(xiàn)在會員資料的處理已電腦化。
90年代中后期，商會又設立互聯(lián)網(wǎng)頁，并透過網(wǎng)頁加強和會員及外界的聯(lián)系。商會還曾經(jīng)和香港有關機構合作，透過互聯(lián)網(wǎng)為會員招聘人手，推廣業(yè)務。同時也和本港幾大社團一起，參與有關辦公自動化的項目有關人事管理及薪酬管理的自動化系統(tǒng)的開發(fā)。這些舉措，大大提高工作效率，充分發(fā)揮了秘書處的溝通、協(xié)調作用。
四、重視會員資料更新整合
作為一個有近百年歷史的商會，由于以前的聯(lián)絡及通訊手段較為落后，加之活動開展較少，會董會及秘書處對商會會員的狀況在某種程度上來說，還是知之甚少。一是1997年之前，不少會員移居海外。二是年老會員身故。三是以前的活動開展不多，會員對商會興趣不大，一些會員遷址后，也沒通知商會而和商會失去聯(lián)絡等等。每次寄予會員的郵件，都有不少因地址不詳退回。號稱數(shù)千會員，竟然有近1／4的會員已失去聯(lián)絡。會董會決定，在擴大發(fā)展會員的同時，實行會員資料再登記，經(jīng)過數(shù)月的努力，對于會員的正確數(shù)目終于有了明確的數(shù)字。透過會員資料再登記，對于會員的業(yè)務分類以及投資區(qū)域等等，有了進一步的認識，將會員資料存貯于電腦之中，亦有助于以后更好地為會員提供貼身服務。
五、提供更多產(chǎn)品及服務
香港潮州商會作為一個服務性的企業(yè)，其產(chǎn)品即是提供予會員之服務。傳統(tǒng)的服務多是一些聯(lián)誼性的活動：如每年的春茗、宴賀授勛鄉(xiāng)彥、接待來訪嘉賓等等。隨著年輕人的加入，商會的服務及產(chǎn)品應予適當?shù)恼{整，除原有的傳統(tǒng)活動外，要增加各式各樣的商務、科技及康樂方面的活動。如本會青年委員會舉辦的潮州話班以及太極拳班很受歡迎。又如邀請有關機構的人士講解有關管理及科技知識；為會員舉辦醫(yī)療衛(wèi)生講座；組織到大型企業(yè)參觀；舉辦大型經(jīng)濟研討會；組織經(jīng)濟考察團赴外考察投資環(huán)境；組織會員參加國際聯(lián)誼年會及遠足旅行；聯(lián)絡有關商號，為會員提供各種優(yōu)惠服務等……。
為使提供之服務與時并進和切合實際，會董會也利用例會時間邀請新會員座談，藉以聽取意見，加強溝通，隨時了解會員的需要。
六、做好宣傳及推廣
一直以來，潮州商會是以默默耕耘而聞名，凡事較為低調。要使商會發(fā)揮作用，提高知名度以吸收更多會員，壯大商會，有必要善用公共關系與公共報導，適度做些宣傳推廣。另外，隨著社會的日益進步，社會大眾對民主的訴求增加，凡事都要求高透明度。因而，某種意義上，宣傳推廣有助增加透明度。
一是商會首長安排一定時間，主動邀請部分媒介高中層座談，征求意見，簡報商會近期之活動設想。每一較大型之活動，都向各媒介發(fā)出采訪邀請，同時發(fā)放新聞稿。大型活動之前，舉辦記者招待會，向傳媒友好簡介活動內(nèi)容。
經(jīng)過一段時間的努力，商會和媒體建立了友好的關系，商會的透明度提高，其見報率和知名度也隨之提高，社會各界甚至會員本身對商會也更為了解。
二是商會有選擇地刊登一些廣告，通常是以報紙，有時也以電視作為廣告媒體。
三是在第四十屆會董會時，決定出版《香港潮州商會會訊》及《潮青會訊》，商會會訊為雙月刊，潮青會訊為不定期刊，兩份會訊的欄目豐富，設有特稿、會董青委園地、會員心聲、新會員專欄、家鄉(xiāng)新貌、潮州掌故、商會歷史等等。除寄予全體會員外，亦寄發(fā)予全球數(shù)十國家地區(qū)之兄弟社團及有關領導。
四是設立網(wǎng)頁，作為宣傳推廣之一部分。
五是善用公共關系，贊助公益活動，組織參加公益金步行籌款，贊助地區(qū)區(qū)節(jié)、交通安全運動、中西區(qū)潮劇欣賞，贊助有關潮州文化的書刊出版發(fā)行。比如，1993年及2001年，由商會贊助、中文大學主辦的首屆及第四屆潮州學國際研討會，效果甚好，商會“弘揚文化”的形象深受各界推許。又如贊助國際漢學大師、書畫大家饒宗頤教授舉辦書畫展，相得益彰。80年代末期以來，商會及會董、會員在國內(nèi)或祖居地興辦文教事業(yè)、興建體育館、修橋筑路、扶貧救災，捐建多間光彩小學，既合乎商會“興學育才、弘揚文化”的宗旨，又提高了商會知名度。
較為成功的推廣活動，要數(shù)2001年秋的香港潮州節(jié)。各階段的宣傳攻勢是：會晤媒介，召開記者會，印發(fā)宣傳單張及海報，撰寫文稿，于港島大道的電燈柱懸旗幟，馬路兩邊掛宣傳板，分數(shù)次推出報紙廣告、電視廣告，古典電車巡游，借助明星效應。
七、有健全的財政制度及充裕的資金
香港潮州商會實行量入為出的理財原則。早年，商會前輩籌建會館、購置物業(yè)，自置之物業(yè)除部分自用外，將之出租而收取租金。又選取穩(wěn)健之藍籌股票用作長線投資，能獲得穩(wěn)定的回報。若有特別活動，則會長會董紛紛慷慨解囊。平時，也有鄉(xiāng)親、會員捐款支持商會。商會對于有關的財務收支，制度嚴謹，管理妥善，一分一毫，按時向會董會員及捐款人交代得清清楚楚。
人生七十古來稀，一個80余年的老商會，如何能繼續(xù)保持活力？作為一個服務性企業(yè)，在劇烈變化的環(huán)境中，知己知彼，揚長避短，有計劃有步驟地進行變革，并使之有連續(xù)性及承繼性，這是開展商會工作的成功保證。
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